SUKUSEURAN SÄÄNNÖT JA REKISTERISELOSTEET

I                   Sukuseuran nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1 §                  

Yhdistyksen nimi on Hiitolan Kekki suku, kotipaikka Tampere ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 §                  

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa

3 §                  

• Sukuseura pyrkii toteuttamaan tarkoitusperiään järjestelemällä yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkeilyjä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia,
• keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta,
• selvittämällä ja auttamalla suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon,
• harjoittamalla sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä pitämällä jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä.

II                 Seuran jäsenet

4 §                  

Sukuseuran varsinaisiksi jäseniksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen tullut tai muu henkilö joka sitoutuu noudattamaan seuran  sääntöjä.

5 §                  

Sukuseuran hallitus päättää jäseneksi ottamisesta. Jäsenen, joka haluaa erota sukuseurasta, on ilmoitettava siitä kirjallisesti seuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoitettava erosta seuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

6 §

Sukuseuran varsinaisen jäsenen tulee suorittaa varsinaisen sukukokouksen vuosittain vahvistama jäsenmaksu. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen  jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Maksuvapaus jäsenmaksusta myönnetään 80 vuotta täyttäneille vähintään kahden vuoden jäsenyyden jälkeen.

7 §

Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kaksikymmenkertaisena.

8 §

Seuran jäsenen alle 18- vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.

9 §

Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisen ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

10 §

Sukuseuran jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.

III                Seuran hallitus

11 §

Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan varsinaisessa sukukokouksessa.

Varsinainen sukukokous valitsee sukuseuralle puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, joiden toimikausi on kaksi vuotta. Jäsenet voidaan valita.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi 6-10 jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta.

Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta sukuseuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Puheenjohtajaa kutsutaan  myös sukuseuran esimieheksi ja varapuheenjohtajaa myös seuran varaesimieheksi.

Hallitus on päätösvaltainen kun sukuseuran esimies tai varaesimies sekä  vähintään puolet muista jäsenistä on saapuvilla. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee  puheenjohtajan ääni.

Hallituksen kokouksista on dokumentoitava.

12 §

Hallitus voi keskuudestaan tai muista sukuseuran jäsenistä asettaa avukseen toimikuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.

13 §

Sukuseuran nimen kirjoittavat sukuseuran esimies ja varaesimies yhdessä tahi jompikumpi heistä yhdessä rahastonhoitajan kanssa taikka sihteeri ja rahastonhoitaja yhdessä.

14 §

Sukuseura voi toimintansa tukemista varten ottaa vastaan testamentattua tahi lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

IV                Seuran tilit

15 §

Sukuseuran tilit päätetään kalenterivuosittain. Ne on annettava tilitarkastajille tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun kuluessa. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle  viimeistään seuraavan huhtikuun aikana.

V                 Seuran kokoukset

16 §

Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään hallituksen kutsusta sen määräämässä paikassa ja määräämänä aikana joka toinen vuosi touko-syyskuun kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava seuran jäsenille vähintään neljä viikkoa aikaisemmin kutsulla, joka on julkaistu Facebookissa, sukusivuilla, jaettu sähköpostilla ja/tai jaettu kirjeitse.

Ylimääräiseen sukukokoukseen kutsutaan seuran jäsenet hallituksen toimesta vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

17 §      

Sukukokoukselle valitaan puheenjohtaja ja kaksi pöytäkirjan  tarkistajaa. Valittu puheenjohtaja kutsuu kokoukselle sihteerin. Kokouksessa todetaan sen laillisuus.

                    Varsinaisessa sukukokouksessa päätetään seuraavista asioista:

1. hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus,
2. hyväksytään edellisen vuoden tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä,
3. vahvistetaan hallituksen laatima alkaneen kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio,
4. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet,
5. valitaan kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan alkaneen kalenterivuoden tilejä ja seuran hallintoa,
6. päätetään alkaneena kalenterivuonnan kannettavan jäsenmaksun suuruus sekä
7. päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista.

18 §

Sukukokouksessa on jokaisella sukuseuran läsnäolevalla varsinaisella, ainais- tai kunniajäsenellä , joka on suorittanut edelisen vuoden jäsenmaksunsa, yhtäläinen  äänioikeus. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jonka hyväksi useimmat äänet on annettu, ellei näissä säännöissä edellytetä määräenemmistöä. Jos äänet  menevät tasan, voittaa se mielipide, jonka puolesta kokouksen puheenjohtaja on  äänestänyt. Äänten mennessä tasan määrätään tulos arvalla.

VI                Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

19 §

Päätös sääntöjen purkamisesta tai sukuseuran purkamisesta voidaan tehdä vain jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu.

Päätös sääntöjen muuttamisesta edellyttää, että sitä on kannattanut vähintään kaksi kolmannesta äänestyksessä annetuista äänistä. Sukuseuran purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänten enemmistö kahdessa peräkkäisessä suvun kokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden vuoden väliajoin.

20 §

Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukukokouksessa on päätettävä seuran omaisuuden käyttämisestä seuran tarkoitusperiä edistävällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Joensuun maakunta-arkistolle.

21 §

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia säännöksiä.